Kostenübernahme im Homeoffice: Strom und Technik vom Arbeitgeber bezahlt

Wer trägt die Kosten für das Arbeiten im Homeoffice? Diese Frage beschäftigt viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. In diesem Artikel erfährt man, welche rechtlichen Rahmenbedingungen für das Remote-Arbeit gelten und inwiefern der Arbeitgeber verpflichtet ist, die anfallenden Kosten für die Büroausstattung für Zuhause und den zusätzlichen Stromverbrauch zu übernehmen. Wir beleuchten die wichtigsten Aspekte der Kostenübernahme im Homeoffice und geben wertvolle Tipps, wie man als Arbeitnehmer oder Arbeitgeber optimal mit der Situation umgehen kann.

Laut Daten des Statistischen Bundesamts arbeiteten im Jahr 2022 24,2% aller Beschäftigten in Deutschland im Homeoffice. Davon nutzten 14,7% das Homeoffice täglich oder mindestens die Hälfte ihrer Arbeitszeit, während weitere 9,5% an weniger als der Hälfte ihrer Arbeitstage von zu Hause aus arbeiteten. Im Vergleich zu 2019, als nur 12,9% der Beschäftigten im Homeoffice tätig waren, stieg dieser Anteil im Jahr 2020 deutlich auf 21,0% und weiter auf 24,2% im Jahr 2022. Damit hat sich der Anteil der Remote-Arbeiter im Vergleich zur Zeit vor COVID nahezu verdoppelt.

Durch den Anstieg der Homeoffice-Nutzung sind auch Fragen zur Kostenübernahme durch den Arbeitgeber in den Fokus gerückt. Laut Arbeitsschutzgesetz sind Arbeitgeber verpflichtet, Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu ergreifen und die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten zu beurteilen – auch im Homeoffice. Eine Gefährdungsbeurteilung unter Berücksichtigung physischer und psychischer Belastungen am Arbeitsplatz ist erforderlich, um die Sicherheit des Homeoffice-Arbeitsplatzes zu gewährleisten. Dank digitaler Lösungen kann die Mitwirkung der Mitarbeiter an der Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice nun kosteneffizient erfolgen.

Arbeitgeber sind grundsätzlich für die Kosten verantwortlich, die im Zusammenhang mit der Arbeit ohne festen Arbeitsplatz im Büro entstehen. Dazu gehören Aufwendungen für arbeitsbezogene Versorgungsleistungen, Ausstattung und Telekommunikation, die nachweislich ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Eine gängige Praxis für Arbeitgeber, die Homeoffice als optionale Vereinbarung anbieten, ist die Vereinbarung einer monatlichen Pauschale von circa 50 Euro zur Deckung der Mehrkosten. Dies ist im Vergleich zur Anforderung detaillierter Nachweise über erhöhte Ausgaben durch die Mitarbeiter ein vereinfachter Ansatz.

Rechtliche Rahmenbedingungen für das Homeoffice

Die gesetzlichen Regelungen für Homeoffice sind in Deutschland klar definiert. Das Arbeitsschutzgesetz und die Arbeitsstättenverordnung gelten uneingeschränkt auch für die Arbeit im häuslichen Umfeld. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten im Homeoffice zu gewährleisten.

Während der COVID-19-Pandemie hat die Nutzung von Homeoffice stark zugenommen. Vor der Pandemie arbeiteten etwa 40% der Belegschaften in Unternehmen im Homeoffice, während der Pandemiezeit stieg die Homeoffice-Nutzung auf rund 60%. Eine Umfrage unter circa 800 Personalleitungen bestätigte diesen Trend. Aktuell arbeiten 23,4% der Arbeitnehmer in Deutschland zumindest teilweise im Homeoffice.

Arbeitsschutzgesetz und Arbeitsstättenverordnung

Das Arbeitsschutzgesetz und die Arbeitsstättenverordnung bilden die Grundlage für den Arbeitsschutz im Homeoffice. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitsplätze im Homeoffice ergonomisch gestaltet sind und die notwendige technische Ausstattung vorhanden ist. Dazu gehören beispielsweise ein geeigneter Schreibtisch, ein ergonomischer Bürostuhl und eine ausreichende Beleuchtung.

Corona-Arbeitsschutzverordnung vom 27.01.2021

Die Corona-Arbeitsschutzverordnung vom 27.01.2021 erweiterte den Begriff Homeoffice auf alle Tätigkeiten in der Wohnung des Arbeitnehmers. Arbeitgeber sind demnach verpflichtet, Homeoffice anzubieten, wenn keine zwingenden betrieblichen Gründe dagegensprechen. Zudem müssen sie die erforderlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen schaffen, um die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen.

Trotz der Ausweitung des Homeoffice besteht in Deutschland derzeit kein gesetzlich verankertes Recht auf Homeoffice. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales arbeitet jedoch an einem Gesetzentwurf zur Verankerung dieses Rechts. Bis dahin können Arbeitgeber und Arbeitnehmer individuelle Vereinbarungen zum Homeoffice treffen, sofern die Tätigkeit dafür geeignet ist und die infrastrukturelle Ausstattung vorhanden ist.

Pflichten des Arbeitgebers im Homeoffice

Arbeitgeber haben auch bei der Arbeit im Homeoffice verschiedene Pflichten zu erfüllen, um die Sicherheit und Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Dazu gehört unter anderem die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice, bei der mögliche Risiken am häuslichen Arbeitsplatz identifiziert und entsprechende Schutzmaßnahmen festgelegt werden.

Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeitgeberpflichten. Dabei werden potenzielle Gefahren wie ergonomische Mängel, unzureichende Beleuchtung oder Stolperfallen erfasst und bewertet. Anschließend müssen geeignete Maßnahmen zur Minimierung der Risiken getroffen werden, beispielsweise durch die Anpassung des Arbeitsplatzes oder die Bereitstellung ergonomischer Möbel.

Bereitstellung notwendiger Arbeitsmittel und Mobiliar

Zu den Arbeitgeberpflichten im Homeoffice zählt auch die Bereitstellung der Arbeitsmittel, die für die Erledigung der Aufgaben im Homeoffice erforderlich sind. Dazu können je nach Tätigkeit ein Laptop, ein Bildschirm, eine Tastatur, eine Maus sowie ein geeigneter Bürostuhl und Schreibtisch gehören. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass diese Arbeitsmittel den ergonomischen Anforderungen entsprechen und den Mitarbeitern kostenlos zur Verfügung gestellt werden.

Durch die Einhaltung der Arbeitgeberpflichten im Homeoffice und die Bereitstellung der Arbeitsmittel schaffen Unternehmen die Voraussetzungen für ein sicheres und gesundes Arbeiten im Homeoffice. Eine sorgfältige Gefährdungsbeurteilung und die Umsetzung entsprechender Maßnahmen tragen dazu bei, die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.

Kostenübernahme für Arbeitsmittel im Homeoffice

Arbeitgeber sind verpflichtet, die notwendigen Arbeitsmittel für das Homeoffice bereitzustellen und die anfallenden Kosten zu tragen. Dies gilt insbesondere für fest eingerichtete Telearbeitsplätze, bei denen der Umfang der Kostenübernahme größer ist als bei vorübergehender Homeoffice-Nutzung. Die erforderliche büroausstattung für zuhause wird im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung ermittelt, um eine ergonomische und sichere Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Zu den vom Arbeitgeber zu stellenden Homeoffice Arbeitsmitteln gehören beispielsweise:

Die Kostenerstattung für das Homeoffice erfolgt entweder pauschal oder gegen Nachweis. Bei einer pauschalen Erstattung zahlt der Arbeitgeber einen festen Betrag pro Monat oder Jahr, um die Kosten für die Ausstattung und den Unterhalt des häuslichen Arbeitsplatzes abzudecken. Alternativ können Arbeitnehmer die tatsächlich entstandenen Kosten für die Anschaffung und Nutzung der Arbeitsmittel detailliert dokumentieren und zur Erstattung einreichen.

Steuerlich betrachtet bleiben vom Arbeitgeber überlassene Arbeitsmittel steuerfrei, solange sie im Eigentum des Unternehmens verbleiben und ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Auch die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten wie Laptops oder Tablets führt nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, wenn die private Nutzung ausgeschlossen ist.

Stromkosten im Homeoffice

Wer im Homeoffice arbeitet, muss auch die anfallenden Stromkosten berücksichtigen. Denn der Betrieb von Laptop, PC und weiterer Technik verbraucht Energie, die ins Geld gehen kann. Wie hoch der stromverbrauch pc homeoffice und die daraus resultierenden mehrkosten strom homeoffice sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Berechnung des Stromverbrauchs für PC und Laptop

Ein durchschnittlicher Laptop benötigt zwischen 30 und 50 Watt, was etwa 0,32 kWh pro Arbeitstag entspricht. Bei einem Strompreis von 41,35 Cent pro Kilowattstunde (Stand: Juli 2024) entstehen so Kosten von 43 Cent für fünf Tage Homeoffice. Nutzt man zusätzlich einen oder mehrere Bildschirme, kommen pro Gerät wöchentlich circa 96 Cent hinzu. Ein PC hingegen verbraucht mit rund 150 Watt deutlich mehr Strom als ein Laptop.

Durchschnittliche Mehrkosten für Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer, die teilweise von zu Hause aus arbeiten, erhöhen sich die Stromkosten um durchschnittlich 0,62 Euro pro Homeoffice-Tag. Bei 120 Tagen im Jahr summieren sich die Mehrkosten auf rund 74 Euro. Wer hingegen vollständig remote arbeitet, muss mit zusätzlichen Kosten von ungefähr 136 Euro jährlich rechnen. Dazu kommen noch weitere Posten wie erhöhter Wasserverbrauch, Beleuchtung oder das Aufladen des Smartphones, die mit circa 15 Euro zu Buche schlagen. Auch die Heizkosten steigen um rund 4 Prozent, was bei einem Verbrauch von 20.000 kWh etwa 98 Euro mehr bedeutet.

Insgesamt zahlt ein Vollzeit-Homeofficer somit rund 330 Euro jährlich an Mehrkosten. Immerhin können Arbeitnehmer seit 2023 bis zu 1.260 Euro über die Homeoffice-Pauschale steuerlich geltend machen und so zumindest einen Teil der homeoffice kostenübernahme strom ausgleichen.

Homeoffice Kostenübernahme durch den Arbeitgeber

Im Zuge der Corona-Pandemie hat sich das Arbeiten im Homeoffice für viele Arbeitnehmer zu einem Dauerzustand entwickelt. Doch wer trägt die Kosten für das Arbeiten von zu Hause aus? Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, die notwendigen Arbeitsmittel und Kosten auch im Homeoffice zu übernehmen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Arbeitgeberzuschüsse fürs Homeoffice gestaltet werden können.

Pauschale Kostenübernahme

Eine Option für die Homeoffice Kostenübernahme Pauschale ist die Vereinbarung einer monatlichen Pauschale zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Oft liegt diese bei circa 50 Euro pro Monat und deckt Kosten für Strom, Wasser und Heizung ab. Diese Variante bietet eine unkomplizierte Lösung, ohne dass jede einzelne Kostenposition geprüft werden muss.

Erstattung gegen Nachweis

Alternativ zur Pauschale können Arbeitnehmer die tatsächlich entstandenen Kosten für das Arbeiten im Homeoffice gegen Nachweis vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Dies erfordert jedoch eine detaillierte Aufstellung und Prüfung der Kosten. Gerade bei gemischt genutzten Geräten, wie privaten Laptops, kann die Bewertung des beruflichen Nutzungsanteils eine Herausforderung darstellen.

Um Klarheit zu schaffen und mögliche Konflikte zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Kostenerstattung als Nachweis in einer vertraglichen Vereinbarung festzuhalten. So wissen beide Seiten, welche Kosten in welcher Form vom Arbeitgeber übernommen werden.

Steuerliche Behandlung von Homeoffice-Kosten

Die steuerliche Behandlung von Homeoffice-Kosten ist für viele Arbeitnehmer ein wichtiges Thema. Durch die vermehrte Nutzung des Homeoffice ergeben sich steuerliche Vorteile, die man nutzen sollte. Die Homeoffice-Pauschale und die steuerfreie Kostenübernahme durch den Arbeitgeber sind dabei zwei zentrale Aspekte.

Homeoffice-Pauschale für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer können ab dem Jahr 2023 eine Homeoffice-Pauschale von 6 Euro pro Tag geltend machen, an dem sie ihre Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausüben. Der Höchstbetrag liegt bei 1.260 Euro pro Jahr, was einer Nutzung von 210 Tagen entspricht. Diese Pauschale kann als Werbungskosten in der Steuererklärung abgesetzt werden und reduziert somit das zu versteuernde Einkommen.

Steuerfreibeträge für vom Arbeitgeber übernommene Kosten

Übernimmt der Arbeitgeber Kosten für Arbeitsmittel im Homeoffice, können diese bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei bleiben. Dazu zählen beispielsweise die Bereitstellung von Mobiliar, Technik oder die Erstattung von Strom- und Internetkosten. Für Telefonkosten gilt eine steuerfreie Erstattung von bis zu 20% des Rechnungsbetrags oder maximal 20 Euro im Monat, sofern eine berufliche Veranlassung vorliegt. Barzuschüsse für Internetkosten sind hingegen nicht steuerfrei, können aber pauschal mit 25% versteuert werden.

Übersteigen die Erstattungen durch den Arbeitgeber die geltenden Freibeträge, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Insbesondere bei der Vermietung eines als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber sind die Möglichkeiten der steuerfreien Kostenübernahme begrenzt. Hier ist eine sorgfältige Prüfung im Einzelfall erforderlich, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Nutzung privater Endgeräte im Homeoffice

In Zeiten zunehmender Flexibilität und mobiler Arbeit greifen viele Arbeitnehmer auf ihre privaten Geräte wie Laptops oder Smartphones zurück, um ihre Aufgaben im Homeoffice zu erledigen. Diese Praxis, auch bekannt als „Bring your own Device“ (BYOD), hat während der Pandemie an Bedeutung gewonnen, da Unternehmen nach kosteneffizienten Lösungen suchen.

Die Nutzung eigener Geräte im Homeoffice kann die Flexibilität und Effizienz steigern, birgt jedoch auch rechtliche Risiken. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, die erforderlichen Arbeitsmittel bereitzustellen. Durch individuelle vertragliche Vereinbarungen kann jedoch die Verwendung privater Geräte für dienstliche Zwecke geregelt werden.

Dabei müssen Aspekte wie Datenschutz, IT-Sicherheit und Haftung bei Verlust oder Beschädigung der Geräte berücksichtigt werden. Auch arbeitsschutzrechtliche Bestimmungen und mögliche Auswirkungen auf die Work-Life-Balance sind zu beachten. Der Betriebsrat ist in Entscheidungen bezüglich der Nutzung privater Geräte im Homeoffice einzubeziehen.

Um eine rechtlich einwandfreie Lösung zu finden, können Alternativen wie die Nutzung von „Thin-Clients“ oder die Bereitstellung geeigneter Software durch den Arbeitgeber in Betracht gezogen werden. Eine sorgfältige Prüfung der Richtlinien und Anpassung an datenschutzrechtliche Anforderungen ist unerlässlich, um die Chancen der Nutzung privater Geräte im Homeoffice zu nutzen und gleichzeitig rechtliche Fallstricke zu vermeiden.

Erstattung von Telefon- und Internetkosten

Arbeitnehmer im Homeoffice können unter bestimmten Voraussetzungen eine steuerfreie Erstattung ihrer Telefon- und Internetkosten durch den Arbeitgeber erhalten. Dies erleichtert die Arbeit von zuhause und entlastet die Mitarbeiter finanziell. Doch welche Regelungen gelten für die Kostenübernahme?

Steuerfreie Erstattung von Telefonkosten

Fallen beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen über den Privatanschluss an, kann der Arbeitgeber bis zu 20% des Rechnungsbetrags, maximal jedoch 20 Euro pro Monat, steuerfrei erstatten. Voraussetzung ist, dass die Kosten tatsächlich beruflich bedingt sind. Ein Beispiel:

Bei häufiger beruflicher Nutzung des Heim-Telefonanschlusses kann der Arbeitgeber diesen auch als betrieblichen Anschluss installieren oder auf seinen Namen ummelden lassen. So können die Kosten zu 100% als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Pauschalbesteuerung für Internetkostenerstattung

Auch die Erstattung von Internetkosten im Homeoffice ist möglich. Hier greift eine Pauschalbesteuerung von 25%. Der Arbeitgeber kann bis zu einem monatlichen Betrag von maximal 50 Euro die Kosten übernehmen. Wichtig ist, dass der Arbeitnehmer eine Erklärung über die tatsächlichen Kosten abgibt.

Insgesamt bieten die Regelungen zur steuerfreien Kostenerstattung im Homeoffice für Telefon und Internet eine gute Möglichkeit, Arbeitnehmer zu entlasten. Durch die Übernahme der beruflich bedingten Aufwendungen profitieren beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Energiespartipps für das Homeoffice

Um im Homeoffice effektiv Energie und Kosten zu sparen, können Arbeitnehmer:innen verschiedene Maßnahmen ergreifen. Durch bewusstes Verhalten und den Einsatz energieeffizienter Technik lässt sich der Stromverbrauch im Homeoffice deutlich reduzieren, was nicht nur der Umwelt, sondern auch dem eigenen Geldbeutel zugutekommt.

Effiziente Nutzung von Geräten

Ein wichtiger Aspekt beim Stromsparen im Homeoffice ist die effiziente Nutzung von Geräten. Laptops und Tablets verbrauchen in der Regel weniger Strom als Desktop-PCs. Ein Laptop benötigt etwa 30 Watt pro Stunde (0,03 kWh), während ein Tablet wie das iPad nur 4 Watt verbraucht. Im Standby-Modus verbraucht ein Laptop circa 1 Watt. Daher sollten Geräte bei Nichtnutzung konsequent ausgeschaltet oder in den Energiesparmodus versetzt werden.

Auch die Wahl energieeffizienter Technik trägt zum Stromsparen im Homeoffice bei. Bei der Anschaffung neuer Geräte lohnt es sich, auf die Energieeffizienzklasse zu achten und möglichst stromsparende Modelle zu wählen.

Optimierung der Raumtemperatur

Ein weiterer Faktor beim Energiesparen im Homeoffice ist die Optimierung der Raumtemperatur. Durch die Absenkung der Raumtemperatur um ein bis zwei Grad lässt sich der Energieverbrauch für Heizung reduzieren. Durchschnittlich fallen pro Tag im Homeoffice rund 1,30 Euro an Heizkosten an. Bei regelmäßigem Homeoffice können so bis zu 302 Euro pro Jahr für Strom und Heizen zusätzlich anfallen.

Um Wärmeverluste zu minimieren, sollten Fenster und Türen abgedichtet werden. Auch die richtige Lüftung spielt eine Rolle: Mehrmals täglich sollte für einige Minuten stoßgelüftet werden, anstatt die Fenster dauerhaft gekippt zu lassen.

*Berechnet mit einem durchschnittlichen Strompreis von 45,73 ct/kWh (Stand: 2023).

Durch die Kombination aus effizienter Gerätenutzung und optimierter Raumtemperatur lässt sich der Energieverbrauch im Homeoffice deutlich senken. So kann man nicht nur Kosten sparen, sondern auch einen Beitrag zum Umweltschutz leisten.

Vertragsgestaltung zur Kostenübernahme im Homeoffice

Eine klare vertragliche Regelung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist essenziell, um die Kostenübernahme im Homeoffice transparent zu gestalten. In einer Homeoffice-Vereinbarung sollten nicht nur die Rahmenbedingungen für die Tätigkeit im Homeoffice festgehalten werden, sondern auch die finanziellen Aspekte detailliert geregelt sein.

Eine solche vertragliche Regelung dient als Nachweis für die getroffenen Absprachen und schafft Klarheit für beide Seiten. Neben der Übernahme von Homeoffice-Kosten wie Strom, Internet und Arbeitsmittel durch den Arbeitgeber ist es ratsam, auch den Ausschluss der Privatnutzung von bereitgestellten Arbeitsmitteln zu dokumentieren.

Laut Statistiken wünschen sich 86% der Arbeitnehmer die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Die häufigste Form ist dabei die „alternierende Telearbeit“, bei der Mitarbeiter sowohl über einen Arbeitsplatz im Unternehmen als auch im Homeoffice verfügen. In Branchen wie dem Vertrieb ist die „mobile Telearbeit“ von Bedeutung, um unterwegs auf die IT-Infrastruktur des Unternehmens zugreifen zu können.

Unternehmen sollten die Vor- und Nachteile des Homeoffice sorgfältig abwägen. Gesetzliche Regelungen wie die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) definieren die Verantwortung des Arbeitgebers für die Ausstattung des Homeoffice sowie den Arbeits- und Gesundheitsschutz. Ein Rechtsanspruch auf Homeoffice besteht in Deutschland jedoch nicht.

Ergänzend zur individuellen Homeoffice-Vereinbarung kann eine Betriebsvereinbarung den Rahmen für die Homeoffice-Regelungen kollektiv abstecken. Dies fördert ein positives Betriebsklima und regelt wichtige Aspekte wie Arbeitssicherheit und Datenschutz einheitlich.

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